Rund 35.000 Erstausstellungen, knapp 65.000 Vereinswechsel und mehr als 37.000 Telefonate: Die Bilanz, die im Zuge der Hochsaison 2013 beim Westdeutschen Fußball- und Leichtathletikverbandes gezogen wurde, gibt zumindest einen geringen Einblick in das umfangreiche Arbeitsvolumen auf der WFLV-Passstelle.

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„Es war mal wieder eine echte Herausforderung, die unsere Kolleginnen und Kollegen gewohnt zuverlässig und zur Zufriedenheit der Vereine gemeistert haben“, hieß es von Seiten der WFLV-Geschäftsleitung. Gestützt ist dieses Statement durch das Feedback einer Fülle von Klubs, die das Zusammenspiel mit der WFLV-Passstelle bei der Erstellung von Spielberechtigungen nahezu einstimmig als überaus positiv geschildert haben. Auch WFLV-Präsidiumsmitglied Manfred Schnieders bedankte sich in seiner Funktion als Vorsitzender des WFLV-Fußballausschusses beim Personal der Passstelle ausdrücklich für die geleistete Arbeit.

Hier finden Sie hilfreiche Tipps und Erläuterungen sowie unter anderem den Mustervertrag für Vertragsspieler zum Download.

Die exakte Summe der Vorgänge beeindruckt. Vom 1. Juli bis zum 30. September wurden exakt 21.917 Erstausstellungen angefertigt, hinzu kommen 12.976 Erstausstellungen im Zeitraum vom 1. Oktober bis 5. Dezember. An Vereinswechseln wurden in der Hochsaison 54.837 registriert (anschließend: 9483). 714 Vertragsspieler und 2243 Rückkehrer erhielten zudem bis November ihre Spielberechtigungen. Bearbeitet wurden in diesem Zeitraum ebenso nachträgliche Freigaben (6443), Duplikate (5203), Seniorenerklärungen (3800) und Zweitspielrechte (1058). 602 Autorisierungen für Pass-Antrag Online wurden vergeben.

Innovationen auf den Weg gebracht

Der WFLV war im Vorfeld gewappnet und hatte einige Innovationen rechtzeitig auf den Weg gebracht. Beim mitgliederstärksten Verband im deutschen Fußball-Bund gehen naturgemäß jedes Jahr die meisten Anträge ein. „Deshalb sind wir stets auf eine hohe Frequenz vorbereitet. Auch 2013 wurde die Konzeption für die Hochsaison weit vor dem Start auf der Geschäftsstelle eingeleitet“, erklärt WFLV-Geschäftsführer Christoph Schäfer die Vorgänge. Zwar mussten bedingt durch nicht planbare Vorkommnisse zu den Stoßzeiten diverse Rückstände bei der Bearbeitung verzeichnet werden, doch durch geschickte Improvisation und die Einbindung aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der WFLV-Geschäftsstelle in die Passarbeit wurden auch Engpässe angesichts der Gesamtumstände hervorragend gemeistert.

1008 Stunden am Telefon

Bewährt hat sich insbesondere das neue Telefonkonzept. Mit gleich vier täglich geschalteten Hotlines werden individuelle Anfragen kompetent beantwortet. Die hohe Frequenz von 25.596 Anrufen während der Sommermonate bestätigt, dass die Hotlines beim Nutzer ankommen und der Service geschätzt wird. Dies summiert sich auf eine Gesamtstundendauer von 1008 Stunden. Auch nach der Hochsaison ab dem 1. Oktober 2013 wurden noch etwa 12000 Telefongespräche geführt, was einer Gesamttelefondauer von 816 Stunden entspricht. Dies ergibt eine tägliche telefonische Vereinsberatung von 14,7 Stunden.

Telefonkonzept frühzeitig erarbeitet

Das Telefonkonzept wurde bereits im Frühjahr 2013 erarbeitet, im Vorfeld der Hochsaison war die neue Telefonanlage pünktlich einsatzbereit. Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wurden eigens geschult, damit die Anrufe bei aller selbstverständlichen Freundlichkeit auch effizient und zur vollen Zufriedenheit bearbeitet werden konnten. Bemerkenswert: Es gibt gesonderte Anschlüsse sowohl für Auskünfte zu Spielberechtigungen als auch für internationale und spezielle Vereinswechsel, Vertragsspieler und Beschwerden sowie für Antrag Online und zur Erfragung, ob eine Spielberechtigung erteilt wurde.

Steigerung von Online-Anträgen

Die ebenso erhebliche wie auch gewünschte und durch den WFLV forcierte Steigerung von Online-Anträgen, bestätigte die WFLV-Passstelle in ihrem Bestreben Pass-Antrag Online einen erhöhten Stellenwert einzuräumen. Bei den Erstausstellungen in der Hochsaison und in der Folgezeit wurden über 55 Prozent im Online-Verfahren bearbeitet. Die Summe der Erstausstellungen, die auf Papier eingingen, ist dementsprechend gesunken. Grundsätzlich bleibt somit festzuhalten, dass Pass-Antrag Online von den Vereinen sehr positiv aufgenommen worden ist und bereits nach etwas mehr als einem Jahr nach Einführung  schon mehr Anträge online als auf dem Papierweg beantragt werden.

Bei den Vereinswechseln ist gleichwohl ein starker Trend zum Online-Verfahren zu registrieren. Natürlich wünscht sich der WFLV, dass im heutigen multimedialen Zeitalter Pass-Antrag Online zur Regel wird und möglichst alle Vereine dieses Verfahren nutzen. Schließlich bringt Pass-Antrag Online ausschließlich Vorteile bis hin zur deutlichen Vereinfachung der Antragsstellungen. Hierbei sparen die antragstellenden Vereine nicht nur viel Zeit und Papier.

Die Erfahrungen aus der Hochsaison 2013 wurden bereits im November ausgewertet und sollen in die Konzeption für die Hochsaison 2014 einfließen. „Damit unser Personal auch in Zukunft weiter effektiv arbeiten kann, sind wir für jedes Feedback der Vereine und insbesondere für Verbesserungsvorschläge dankbar“, erläutert Christoph Schäfer. Für die Auswertung und Bewertung der Hochsaison wurde eigens ein Arbeitskreis mit ehrenamtlichen Ausschussmitgliedern einberufen. Der Arbeitskreis beschäftigt sich auch mit Details zur Erfassung von Zweitspielrechten/Seniorenerklärungen, dem Passeinzugsverfahren und weiteren wichtigen Themen.

Stichproben nach Zufallsprinzip

 Bezüglich Antrag-Online sollen künftig Stichproben bei Vereinen vorgenommen werden, die Spielberechtigungen mittels DFBnet Passonline beantragt haben. Die WFLV-Passstelle soll hierfür nach dem Zufallsprinzip mehrere Vereine anschreiben und um Vorlage der Unterlagen bitten.